いろんな場所に拡散している文書やプリントを有効活用したい

教室でよくあること

生徒の学習用のプリントで「同じものを何回も作ってしまう」こと、ありませんか？去年作ったプリントがどこに行ったかわからない。複数教室で同じような内容のプリントをそれぞれの先生が作っている。学習用のプリントだけではなく、各種の申込書や説明会用の文書など、どの文書でも同様のことが起こりえます。整理するためのファイリング作業もとても煩雑で、複数教室があればファイリング自体もやっている時間がありません。

文書は財産

同じ作業を何回も繰り返すのは時間の無駄です。仮に1日10分無駄な時間を費やしているとすると、年間で丸5日無駄にしていることになります。時間のムダよりも怖いのは、承認されていない文書がお客様に提供されていること。制作物のクオリティの担保もされません。プリントや制作物は本来その塾ならではのノウハウがふんだんに詰まっていて、どんどんクオリティアップがされていくもの。まさに知的財産と言えます。会社として認められた品質のものがお客様に提供されるべきものです。
必要な度に準備をしたり、探したり。バラバラの品質のものを提供したりという今の姿はあるべき姿ではありません。

クラウド化をおすすめする理由

文書管理はクラウド型のシステムが最も得意とする作業です。『いつでもどこでも』アクセスが可能で、複数のスタッフが同じ空間を共有することで、重複作業も防げます。システムが検索性がとても高いので、ファイル名やタグを付けておけば何千の文書の中から目的のファイルを数秒で探し当てることができます。さらにクラウドの文書管理は権限の設定も自由自在。見せたくないファイル、編集させたくないファイルにロックを掛けることも容易です。業務の効率化、品質アップ、企業秘密の保護という観点で是非とも導入し、活用したい機能です。